โซลูชันที่สร้างสรรค์สำหรับความท้าทายด้านเวิร์กโฟลว์ธุรกิจที่ซับซ้อนธุรกิจเผชิญกับความท้าทายที่ซับซ้อนมากขึ้นในการประสานงานขั้นตอนการทำงานระหว่างแผนก คู่ค้า และลูกค้า และในขณะที่จำเป็นต้อง 'สร้างนวัตกรรมอัตโนมัติ' ภายในองค์กร แต่องค์กรที่มีระบบเดิมที่เข้มงวดมักจะประสบปัญหาในการปรับตัวให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วโชคดีที่ด้วยความคิดสร้างสรรค์และโซลูชั่นทางเทคโนโลยีใหม่ๆ บริษัทต่างๆ สามารถเปลี่ยนแม้แต่กระบวนการที่ซับซ้อนที่สุดให้กลายเป็นระบบที่คล่องตัวและมีประสิทธิภาพ กุญแจสำคัญคือการย้อนกลับไปทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ทางธุรกิจโดยรวม ระบุสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาคอขวด และระดมความคิดเกี่ยวกับวิธีใหม่ๆ ในการเชื่อมต่อข้อมูลและงานต่างๆ ทั่วทั้งองค์กร ต้องใช้ใจที่เปิดกว้างเพื่อเอาชนะอุปสรรคในขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน ด้านล่างนี้ คุณจะพบบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อลดความไร้ประสิทธิภาพ 1. ทำการวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานที่ครอบคลุมการสำรวจล่าสุดระบุว่า ลำดับความสำคัญด้านระบบอัตโนมัติ ของธุรกิจต่างๆ ในปี 2022 รวมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน การเพิ่มผลผลิต และการสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้นสำหรับผู้ใช้ปลายทาง แต่คุณไม่สามารถบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ได้หากคุณไม่รู้ว่ากระบวนการใดที่จำเป็นต้องได้รับการแก้ไข ขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจที่ซับซ้อนจำนวนมากเติบโตขึ้นตามธรรมชาติในช่วงหลายปีที่ผ่านมาหรือหลายทศวรรษ โดยสะสมขั้นตอนที่ต้องทำเองหลายชั้น การอนุมัติที่ซ้ำซ้อน และไซโลข้อมูล การวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานที่ครอบคลุมเผยให้เห็นโอกาสที่สำคัญมากขึ้นในการลดความซับซ้อนหรือทำให้ขั้นตอนทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ผู้ให้กู้จำนองได้ลดการประมวลผลสินเชื่อจากมากกว่า 40 วันเหลือเพียง 10 วันโดยการปรับโครงสร้างระบบใหม่ทั้งหมดโดยใช้เอกสารดิจิทัลแทนไฟล์กระดาษ 2. เลือกแพลตฟอร์มที่มีผู้เช่าหลายรายสถาปัตยกรรมแบบหลายผู้เช่าช่วยให้ลูกค้าหรือหน่วยธุรกิจหลายรายสามารถแชร์แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ในขณะที่แบ่งพาร์ติชันการเข้าถึงข้อมูลอย่างปลอดภัย การเช่าหลายรายทำให้เวิร์กโฟลว์การปรับขนาดง่ายขึ้นอย่างมากโดยการป้องกันระบบที่ซ้ำซ้อนและการกระจายตัว ในระบบนี้ เวิร์กโฟลว์หลายขั้นตอนที่ซับซ้อนจะถูกจำลองเพียงครั้งเดียวและนำกลับมาใช้ใหม่ ดังนั้น เวิร์กโฟลว์ที่มีผู้เช่าหลายรายจึงรวมศูนย์กระบวนการไว้ในเครื่องมือมาตรฐาน แทนที่จะเป็นแผนกที่ไม่ปะติดปะต่อกันซึ่งใช้ระบบที่เข้มงวดและทับซ้อนกัน แดชบอร์ดและตัวชี้วัดแบบรวมช่วยให้มองเห็นทั่วทั้งองค์กร ในขณะที่การบูรณาการและการปรับปรุงซิงค์กันทั่วทั้งแพลตฟอร์ม อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปข้อมูลของผู้เช่าแต่ละรายจะไม่ปรากฏแก่ผู้เช่ารายอื่น เนื่องจากการตั้งค่าความปลอดภัยจะกำหนดว่าข้อมูลใดที่ทุกกลุ่มสามารถเข้าถึงได้ 3. ใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์มที่ใช้โค้ดต่ำหรือไม่มีโค้ดแพลตฟอร์มการพัฒนาแบบใช้โค้ดน้อยหรือไม่ต้องเขียนโค้ดช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่เชี่ยวชาญด้านเทคนิคสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติด้วยภาพและแอปง่ายๆ โดยไม่ต้องเขียนโค้ด Low-code มอบส่วนประกอบที่สร้างไว้ล่วงหน้าและการผสานรวมเพื่อจัดทำโซลูชันโดยใช้การเขียนโค้ดด้วยมือเพียงเล็กน้อย ไม่มีโค้ดใดที่อนุญาตให้กำหนดค่าแบบลากและวางโดยสมบูรณ์โดยไม่ต้องเขียนโค้ดใดๆ ยิ่งไปกว่านั้น แพลตฟอร์มที่ใช้โค้ดน้อยยังอำนวยความสะดวกในการแก้ไขอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องปวดหัวกับการโยกย้าย เครื่องมือเหล่านี้มีเทมเพลตที่กำหนดค่าได้ การผสานรวม และการสร้างแบบจำลองกระบวนการเพื่อรวมเวิร์กโฟลว์ แหล่งข้อมูล และแอปเข้าด้วยกันอย่างรวดเร็ว พนักงานที่ใกล้กับขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนมากที่สุดสามารถวางแผนโซลูชันที่มีประสิทธิภาพได้อย่างสร้างสรรค์ ซึ่งสามารถทำได้โดยการอนุญาตให้ทีมเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ของคุณรักษาการกำกับดูแลไปพร้อมๆ กับการทำให้ขั้นตอนการวางแผนอัตโนมัติเป็นประชาธิปไตย 4. ให้ความสำคัญในขณะที่ปรับโครงสร้างกระบวนการเวิร์กโฟลว์ของคุณใหม่ก่อนที่จะทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ บริษัทต่างๆ จะต้องปรับโครงสร้างกระบวนการพื้นฐานใหม่เพื่อใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์มดิจิทัลอย่างเต็มที่ การแยกโครงสร้างเวิร์กโฟลว์ที่เข้มงวดก่อนหน้านี้ออกเป็นขั้นตอนแบบโมดูลาร์ทำให้เทคโนโลยีเกิดใหม่ เช่น ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการเรียนรู้ของเครื่องสามารถปรับปรุงส่วนแบบไดนามิกของกระบวนการได้ อย่างไรก็ตาม การแปลงเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ดีให้เป็นดิจิทัลอย่างไร้เหตุผลจะทำให้เรื่องแย่ลง การเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงจำเป็นต้องตรวจสอบว่าขั้นตอนทั้งหมดสมเหตุสมผลในสภาพแวดล้อมดิจิทัลที่มีความคล่องตัวหรือไม่ ผู้นำควรตั้งคำถามกับทุกกระบวนการแบบเดิม และสร้างขั้นตอนการทำงานใหม่เกี่ยวกับความสามารถที่ได้รับการปรับปรุง 5. เน้นความคล่องตัวเพื่อการทำซ้ำที่เร็วขึ้นความเข้มงวดขัดขวางการปรับขั้นตอนการทำงานให้เข้ากับความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปและความต้องการใหม่ๆ การสร้างความคล่องตัวให้กับระบบใหม่ช่วยให้กำหนดค่าใหม่ได้ง่ายขึ้นเมื่อความต้องการเปลี่ยนแปลง นั่นเป็นเพราะว่าเครื่องมือจัดระเบียบที่คล่องตัวจะเร่งเวิร์กโฟลว์ซ้ำเพื่อขับเคลื่อนการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องผ่านฟีเจอร์ต่อไปนี้: • บูรณาการอย่างราบรื่นกับแอปหลายร้อยรายการเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่น • การสร้างโมเดลด้วยภาพที่ใช้งานง่ายเพื่อให้ผู้ที่ไม่ใช่โปรแกรมเมอร์สามารถรวมแอป แหล่งข้อมูล และขั้นตอนใหม่ เข้าสู่เวิร์กโฟลว์ • ทริกเกอร์ที่สร้างไว้ล่วงหน้าจะเปิดเวิร์กโฟลว์ที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติหรือเริ่มต้นกระบวนการหลายขั้นตอนตามลำดับโดยไม่ต้องเขียนโค้ดอย่างหนัก ใน ทำนองเดียวกัน แพลตฟอร์มคลาวด์ให้การบูรณาการที่ยืดหยุ่นผ่านอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชันแบบเปิด (API) และทรัพยากรการประมวลผลที่ปรับขนาดได้เพื่อจัดการกับการเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์ สถาปัตยกรรมคอนเทนเนอร์และไมโครเซอร์วิสช่วยให้ทีมอัปเดตบางส่วนของเวิร์กโฟลว์ได้โดยไม่ต้องยกเครื่องทั้งระบบ 6. ผลักดันให้มีการปรับปรุงแบบค่อยเป็นค่อยไปแม้ว่าการออกแบบขั้นตอนการทำงานใหม่ทั้งหมดจะให้ผลลัพธ์ที่น่าทึ่ง แต่ก็มีการปรับปรุงเล็กๆ น้อยๆ ด้วยเช่นกัน การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ เช่น การแปลงงานเอกสารให้เป็นดิจิทัล การสร้างโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันเพื่อหลีกเลี่ยงไฟล์แนบในอีเมล และการใช้แชทบอทเพื่อสอบถามข้อมูลทั่วไปจากลูกค้า สามารถปรับปรุงการดำเนินงานได้โดยไม่ต้องลงทุนด้านไอทีจำนวนมาก ตัวอย่างเช่น บริษัทธุรกิจสามารถปรับใช้เครื่องมืออัตโนมัติบนเดสก์ท็อปเพื่อทำให้กระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองเป็นดิจิทัล เช่น การกรอกแบบฟอร์มการลาของพนักงาน หรือคำขอส่งคืนและคืนเงินของลูกค้า การขจัดสิ่งที่เสียเวลาในแต่ละวันของบริษัทสามารถช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่การบริการลูกค้าที่มีมูลค่าเพิ่มมากขึ้น 7. ปรับขั้นตอนการทำงานให้เข้ากับการเดินทางของลูกค้าเวิร์กโฟลว์แบบเดิมจำนวนมากเกี่ยวข้องกับระบบภายในแต่ก็มอบประสบการณ์ที่ไม่ดีแก่ลูกค้า การพัฒนาเส้นทางของพนักงานจากมุมมองของลูกค้าเน้นย้ำถึงปัญหาและความไร้ประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น บริษัทเทคโนโลยีสามารถวางแผนขั้นตอนการทำงานสนับสนุนลูกค้าของตนว่าเป็นช่องทางการโอนย้ายที่แสนจะโกรธเคือง ด้วยการปรับเปลี่ยนบริการที่รวดเร็วและเป็นส่วนตัว พวกเขาสามารถลดความซับซ้อนในการจองตั๋วด้านไอทีและคำขอกำหนดเส้นทางโดยอัตโนมัติตามประวัติการบริการก่อนหน้า บทสรุปความท้าทายในขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจที่ซับซ้อนอาจทำให้รู้สึกไม่คล่องตัว แต่ยังมีโอกาสซ่อนเร้นในการก้าวไปข้างหน้า การย้อนกลับไปจินตนาการถึงระบบทั้งหมดใหม่นอกเหนือจากการแก้ไขแบบแยกส่วนจะช่วยปลดล็อกการปรับปรุงที่ก้าวล้ำ การบูรณาการเทคโนโลยีอัจฉริยะอย่างเชี่ยวชาญ เช่น ระบบอัตโนมัติ AI และแพลตฟอร์มข้อมูลแบบครบวงจรจะเปลี่ยนกระบวนการที่ครั้งหนึ่งเคยแตกต่างกันเหล่านี้ให้กลายเป็นโซลูชันแบบครบวงจรที่ราบรื่น แต่เทคโนโลยีเพียงอย่างเดียวไม่สามารถเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานได้ ความเป็นผู้นำข้ามสายงาน การรื้อปรับระบบกระบวนการ และความเต็มใจที่จะสร้างใหม่ตั้งแต่ต้นจนจบทำให้เกิดโซลูชันที่สร้างสรรค์ได้ องค์กรใดๆ ก็สามารถจินตนาการถึงกระบวนการต่างๆ ในอนาคตได้ใหม่ หากพวกเขาทิ้งโมเดลที่ล้าสมัยไป ธุรกิจสามารถแก้ไขความท้าทายด้านเวิร์กโฟลว์ที่ยังคงมีอยู่อย่างต่อเนื่องด้วยความเปิดกว้างในการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ | ใช้โปรแกรมสร้างวิดีโอออนไลน์ของเราเพื่อสร้างวิดีโอการขายสำหรับธุรกิจของคุณ เลือกเทมเพลตและแก้ไขด้วยโปรแกรมตัดต่อวิดีโอออนไลน์ของเรา หมวดหมู่วิดีโอ บทความล่าสุด |